Вимоги:
1.Організовувати реєстрацію та підключення працівників компанії до системи електронного документообігу (СЕД «Вчасно»).
2.Забезпечувати використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та перевіряти його дійсність
3. Забезпечувати маршрутизацію електронних документів у СЕД відповідно до визначених бізнес-процесів та налаштованих маршрутів погодження.
4. Налаштовувати та коригувати автоматичні маршрути/сценарії для вхідних документів у СЕД «Вчасно», у тому числі при зміні відповідальних осіб.
5. Перевіряти правильність оформлення електронних документів відповідно до встановлених стандартів.
6. Перевіряти електронні документи (договори, додатки), картки документів та імпортовані файли, здійснюючи їх звірку з паперовими оригіналами за умови їх наявності.
7. Організовувати пошук, обробку та доступ користувачів до електронних документів у межах наданих прав доступу.
8. Налаштовувати та надавати користувачам права доступу до електронних документів відповідно до визначених ролей та рівнів доступу.
9. Здійснювати вивантаження електронних документів за запитами відповідальних осіб, структурних підрозділів та контролюючих органів у межах наданих повноважень.
10. Здійснювати приймання договорів та додатків до договорів в електронний архів СЕД після перевірки комплектності та відповідності завантажених документів.
11. Здійснювати звірку паперових оригіналів договорів та додатків із їх електронними версіями у СЕД.
12. Забезпечувати систематизацію та зберігання паперових оригіналів договорів і додатків, переданих до архіву через СЕД.
13. Контролювати наявність та передачу незавершених електронних документів у разі звільнення працівників.
14. Переналаштовувати права доступу та маршрути погодження документів у разі зміни відповідального куратора.
15. Погоджувати обхідні листи після перевірки стану електронних документів та відсутності незавершених процесів у СЕД.
16. Забезпечувати доступність та контроль коректності інтегрованих документів, переданих до СЕД із інших інформаційних систем компанії (SAP, 1С тощо).
17. Завантажувати та супроводжувати рахунки, акти та інші документи, необхідні для функціонування СЕД «Вчасно».
18. Аналізувати ефективність документообігу та вносити пропозиції щодо його вдосконалення.
19. Взаємодіяти з внутрішнім ІТ-підрозділом та технічною підтримкою сервісу “Вчасно” щодо вирішення інцидентів та робочих питань користувачів.
20. Взаємодіяти зі службою підтримки та представниками сервісу «Вчасно» щодо супроводу та функціонування СЕД.
21. Надавати працівникам методичну та практичну допомогу з питань роботи в СЕД «Вчасно».
Обов'язки:
Переваги роботи у ГК “Нові Продукти”: